Ist die Birne wirklich ein Apfel?
Veranstaltungen und Events kann jeder! Nur zu welchem Preis?
Zahlreiche große Unternehmen verfügen über eigene, professionelle Mitarbeiter zur Eventorganisation um die vielen Anlässe optimal organisieren zu können.
Bei vielen kleineren und mittelgroßen Unternehmen denkt man meist, dass man sich für die Organisation und Planung einer Veranstaltung die professionelle Unterstützung einer Eventagentur nicht leisten kann. Ist das aber tatsächlich so?
Hier ein kleines Beispiel aus meiner Erfahrung: Der Geschäftsführer eines Unternehmens sprach mich an, da er für sein Unternehmen ein Event organisieren wollte. Seine Ideen hatte er bereits in einem Grobkonzept festgehalten. Auch die wichtigsten Angebote für Location, Catering und Infrastruktur hatte er bereits vorliegen und diese entsprachen auch seiner Budgetplanung.
Das Problem bestand darin, das er keine Zeit hatte das Event selbst zu organisieren und durchzuführen. Er hatte auch keinen Mitarbeiter der das übernehmen konnte und auch kein weiteres Budget für eine Eventagentur.
Zeit ist Geld
Ich habe den Auftrag übernommen und die Veranstaltung gemäß des Konzeptes organisiert und durchgeführt. Am Ende lag ich im vorgegebenen Budgetrahmen, konnte sogar noch kleinere Einsparungen vornehmen und das inklusive meiner Dienstleistungen.
Wie konnte ich das erreichen? Nach Prüfung der vorliegenden Angebote konnte ich durch das Einbeziehen anderer Partner und Lieferanten die Kosten senken und so meine Aufwände decken.
Eventagenturen verfügen über viele Partner aus unterschiedlichen Bereichen und somit über ein großes Netzwerk was es ermöglicht auch bessere Konditionen zu erhalten.
Da die interne Arbeitszeit ebenfalls häufig nicht Bestandteil der Kalkulation ist, kann die professionelle Unterstützung einer Eventagentur nicht nur Zeit und somit Geld sparen, sondern ist meist auch effizienter.
Langfristige Planung spart Kosten
Späte Entscheidungen und kurzfristige Planungen erzeugen hohe Kosten. Eine längere Vorlaufzeit ermöglicht es zahlreiche „Eventbausteine“ Kostengünstig zu buchen. Der Spielraum für Verhandlungen wird massiv eingeschränkt, wenn man mangels Zeit nicht mehr verhandeln kann und man im Grunde dankbar sein muss wenn der Lieferant überhaupt noch rechtzeitig liefern kann.
Wichtig ist also, keinesfalls Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Eine Örtlichkeit bietet vielleicht eine niedrige Miete an, verrechnet dann aber unzählige Neben- und Zusatzkosten.
Der Preis ist entscheidend
Es lohnt sich also die Angebote und AGB`s genau zu prüfen, da am Ende der Gesamtpreis entscheidend ist und der ist mit Eventagenturen häufig besser als vermutet.
Ihr
Oliver Popp
